在日常工作中，领导者由于工作繁忙，讲话稿不可能篇篇都亲自撰写。因此，起草领导讲话稿就成为机关干部特别是办公室文秘人员的重要职责和必备的基本功。那么，怎样才能帮助领导者起草好讲话稿呢？结合自己机关办公室的几年工作实践，感到至少需要弄清楚以下几个问题。
一、谁来讲。由于领导者职务、年龄、经历、性格等不同，讲话的内容、口气、表达方式和要求等也会有所区别。要站在每一位领导者的位置上，写出符合他身份的东西来。如果进一步要求的话，还要写出职务特点来，写出个性特征来，让人一看就知道是谁在讲话，防止一副面孔，一个模式。比如，军人出身的领导通常雷厉风行，给他们起草讲话稿，要简洁明了、干净利落；长期从事政工工作的领导通常读书多一些，研究问题深入一些，给他们起草讲话稿，理论性、思想性就要强一些。又比如，年龄大、资历深的领导，一般威信较高，影响较大，给他们起草讲话稿，有时言辞可以严肃一点，口气不妨硬一点；年纪轻、资历浅的领导，往往比较谦虚谨慎，给他们起草讲话稿，语气上要注意平和、婉转，尤其是在指出问题或批评人的时候，更应注意方式。再比如，老基层出身的领导见事较多，经验丰富，给他们起草讲话稿，要多举基层的事例，多用事实说话；长期从事机关工作的领导一般理论功底深，政策性、原则性比较强，为他们起草讲话稿，要特别注意政策的准确性、观点的鲜明性、结构的严谨性、材料的恰当性、事例的典型性和文字的生动性。当然，这些都是从一般意义上讲的，在具体起草过程中，要根据领导者个人爱好的区别对待。
二、以什么身份讲。领导者在不同的场合代表的身份往往不一样，讲话稿也应随着他的身份的不同而有所变化。比如，如果以党内职务身份在党的会议上讲话，稿子就要多从统一思想、把握原则等大的方面着眼，多讲一些道理，多谈一些对单位建设和发展有深远影响的事情；如果以行政职务身份讲，往往以研究解决具体问题的情况为多，要事先进行调查分析，做到讲情况有典型事例，讲问题能击中要害，讲原因有具体分析，讲对策有可行办法，提要求有明确责任。如果以下级身份对上级领导讲，稿子就要注意口气，要吃透上面的精神，多讲下面的情况，切忌长篇大论、旁征博引、滔滔不绝地给领导“上讲”、作大报告，篇幅上也要根据情况有所限制。如果以主人身份对来宾讲，讲话稿就不能拘谨严肃，而要既热情洋溢、体现诚意，又轻松活波、不落俗套，涉及来宾的姓名、职务和出席仪式的团体、个人以及表示祝贺的名单、清单，一定要弄准确，不能有遗漏或错误。
三、对谁讲。写领导讲话稿还要看听众，听众的身份、职务以及文化层次、理解能力等不同，对领导讲话的要求也就有所不同。如果听众的职务、文化层次等是很高，讲话稿就要尽量通俗一些，多谈一些他们身边的人和事，多讲一些深入浅出的道理，多关注一些他们关心的问题，切忌引经据典、咬文嚼字，或夸夸其谈、空唱高调。如果听众各方面层次都比较高，讲话稿就要思想深刻、观点新颖、论据充分，讲究表达艺术。但无论听众层次如何，大家听领导讲话，都希望听到新鲜的东西，都不希望浪费宝贵的时间，所以讲话稿就要尽量涉及一些大家关心的问题，多用一些鲜为人知的材料，扩大知识面，加大信息量，给人以耳目一新的感觉。
四、在什么场合讲。讲话的综合也是撰写领导讲话稿需要考虑的重要因素。比如在礼节性场合，一般是较为隆重喜庆的会议或活动，所讲内容通常要表示祝贺和祝愿，这就要注意语言的热情和语调的轻松，不要给人以勉强做作之感。起草前常常需要弄来主办单位的讲话稿，至少要了解会议或活动的基本内容，以避免讲话离稿太远、遗漏大项、分寸不准或讲话复话，更不能喧宾夺主，令人反感。而工作性场合的讲话，情况就不同了。
五、领导自己想讲什么。就是要准确领悟领导本人的意图。领导意图是讲话稿的主题所在，领会好领导意图，是选择和确定主题、起草好讲话稿的前提。对领导者的意图把握得越准确、越及时、越深刻，确定讲话稿的主题和内格时就越能与领导的思想相吻合，稿子在领导那里就容易通过。否则，就可能返工。通常对领导意图的了解和掌握有三种形式：第一种是直接听取、记录领导的口头交代，或者接拿到领导自己写的提纲或批示，或从领导身边工作人员那里及会议记录、纪要等文件上间接得知领导的真实意图；第二种是先由起草者写出提纲或提出构思，口头向领导汇报，或书面报领导认同；第三种是领导只交代一个大概的想法，至于如何构思、讲几个问题等，都由起草者去发挥。无论何种形式，都需要起草者对领导意图进行领悟、反复消化，尤其是在自己发挥余地比较大的时候，往往也是最能考验起草得领悟领导意图能力的时候。另外，还要特别注意，意图也属于认识的范畴，领导意图常常不是一成不变的，而是发展变化的。所以，有经验的机关干部领会领导意图，常常不是只领会领导的某些具体意图，而是善于领会领导者总的意图，善于把握他的总体风格、总的要求。在起草某篇具体讲话稿时，不仅要贯彻领导者的某些具体意图，还要善于贯彻他总的意图，同时还要根据国际国内形势的最新变化，及时把握可能影响领导意图发生变化的各种要素，创造性地“发展”领导的意图，当领导意图变化后，你能够做到早已把这种变化写到稿子里去了，稿子也就容易通过了。这种“发展意图”的本领，是机关干部素质能力的至高境界。
六、与会人员想听什么。领导讲话的效果如何，听众是最好的评委。换句话说，要想使讲话赢得掌声、产生共鸣、获得反响，达到预期的目的，就必须考虑听众的要求和感受。我们在起草领导讲话稿时，首先要看一看，领导在作这次讲话时，谁在听，他们想听什么，迫切需要知识什么，爱听什么风格的讲话。要将自己放在听众的位置去看问题，必要时也可深入到群众中去做一些调查了解，征求一些意见。只有将这些情况了解清楚了，写出的稿子听众才愿意听，领导讲话才有针对性。但应当注意，每个听众的要求是不同的，遇到“众口难调”的情况时，要善于抓主要矛盾，兼顾最大多数人的品味；要特别注意，听众的意愿并不都是正确的，甚至并不都是合理的，领导讲话要让听众愿听，但不能一味迎合部分人的低级趣味和无理要求。另外，在讲话风格上，还要注意研究听众的心理，尽量使讲话稿符合他们的心理要求。
七、讲话以后稿子怎么用。这是起草领导讲话稿的“善后”工作，便事前就要有所考虑。领导讲完后，稿子是口头传达还是要发文件？是要全文下发还是摘其要点？是登内部刊物还是上公众传媒？是配活动消息一起发还是改成署名文章单独发？起草者都要提出意见，并向主管领导甚至讲话者本人请示。实际工作中，往往是和领导一起研究讲话思路时，“讲后怎么发”的问题就已经有眉目了。如领导对讲话稿中提及的某一思想观点很感兴趣，或认为其对工作很有指导意义，产生发文的念头，起草者就应当着重用力，在时间允许的前提下，早思考早研究，早概括早提炼，争取写出新意，写出水平。如果时间紧急，就要先按要求完成讲话稿，讲话结束后再按领导意图改发文章或稿件，或者给领导提出改发的建议，得到认可后，迅速改发。需要注意的是，有些重大活动，领导讲话后，新闻媒体会索要讲话材料，这时必须按照有关程序和纪律进行妥善处理。总之，根据我工作中的实践，觉得帮助领导起草讲话稿从大的方面说，还要特别注意保持内容一致、反映客观规律、言之有物、自成风格等几个方面。
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